ניהול סבב חתימות – DocIL Pro
סבב חתימות המתבצע בצורה יעילה וידידותית עבור כל הארגון.
זוכרים איך בשנות ה־90 היינו מחתימים חשבונית ספק לתשלום? איש הרכש נכנס למשרד של מנהל התפעול ומניח לו את החשבונית על השולחן. אבל מנהל התפעול בדיוק נמצא בפגישה. אז הוא נזכר להחתים את החשבונית רק בסוף היום ומעביר את המסמך למנהל החשבונות שבכלל יצא מוקדם יותר לאירוע. למוחרת מנהל החשבונות היה חותם ושם בצד, ורק אחרי שבוע נזכר שהמסמך נדרש לחתימה של סמנכ"ל הכספים. אבל סמנכ"ל הכספים בכלל בזנזיבר. ועד שהמסמך היה מגיע למנכ"ל הייתה לה חשבונית יחידה מסתובבת בין המחלקות השונות. הדבר הזה היה יכול לעכב פרויקטים שלמים בימים, בשבועות ואף בחודשים ולהשאיר ספק אחד מתוסכל מאוד.
אבל אנחנו לא בשנות ה־90 יותר והכול דיגיטלי. אז למה שגם סבב החתימות לא יעבור דיגיטציה?
בחניבעל מערכות מידע סבב החתימות מתבצע בצורה יעילה וידידותית עבור כל הארגון. סבב החתימות מאפשר לארגונים לקיים מנגנון אישור על מגוון רחב של מטרות; חתימות על חשבוניות, חתימות על פרוטוקולים של פגישות ואפילו קבלת אישורים על קריאת תקנון, פעילות או מידע מסוים.
איך מתבצע התהליך באמצעות הפתרון הדיגיטלי של חניבעל מערכות ? פשוט מאוד:
- המסמך מגיע לארגון ומתויק במערכת ניהול המסמכים של חניבעל מערכות מידע
- בוחרים את הקבוצה שצריכה לחתום
- המסמך מתויק במערכת ותהליך ההחתמה מתחיל
- כל אחד מהגורמים הנדרשים לחתימה מקבל מייל או SMS (אפשר גם וגם) המכיל קישור לחתימה
- הגורם המאשר פותח את הקישור, ולאחר עיון בחשבונית מאשר את התשלום על ידי לחיצה על כפתור "חתום"
מה היתרונות במערכת ניהול החתימות?
- התהליך מבוצע באמצעות מנגנונים דיגיטליים – מי צריך יותר ניירות?
- לכל גורם קיימת חתימה דיגיטלית מאובטחת
- התהליך יכול להתרחש אצל מספר עובדים שונים במקביל, במחשב או בנייד
- סדר ההחתמה אינו חשוב – אין צורך לחכות לסדר חתימות מובנה
ואיזה עוד פיצ'ר קיים?
בתוך המערכת קיים מנגנון בקרה שבודק מי חתם ומי לא. ניתן להגדיר מתי, איך וכמה הודעות תזכורת ישלחו.
ניתן למנות "גורם מבקר". הגורם המבקר מקבל הודעה במייל או ב- SMS (אפשר גם וגם) לאחר שכל גורם חתם או אישר, וכן הוא מקבל הודעה מתי הושלם סבב החתימות ושאפשר להמשיך לשלב הבא.
להורדת דוגמה להפעלה אנא פנו לנציג המכירות
אז איך מתבצע התהליך באמצעות הפתרון הדיגיטלי של חניבעל מערכות? פשוט מאוד:
במערכת "ניהול סבב החתימות" התהליך מבוצע באמצעות מנגנונים דיגיטליים, ויכול להתרחש אצל מספר עובדים שונים במקביל, במחשב או בנייד. ראשית, המסמך מגיע לארגון ומתויק במערכת ניהול המסמכים של חניבעל מערכות מידע.
בזמן התיוק מקישים את פרטי התיק הרלוונטיים (בדרך כלל לפי ספק או לפי פרויקט), ומוסיפים את הסכום הנדרש ואת מספר החשבונית;
בוחרים את הקבוצה שצריכה לחתום (הקבוצה יכולה להכיל גורם אחד או יותר בארגון);
ברגע שהמסמך מתויק במערכת מתחיל תהליך ההחתמה.
כל אחד מהגורמים הנדרשים לחתימה מקבל מייל או SMS (אפשר גם וגם) המכיל קישור לחתימה על המסמך.
הגורם המאשר פותח את הקישור, ולאחר עיון בחשבונית מאשר את התשלום על ידי לחיצה על כפתור "חתום". לכל גורם כזה קיימת חתימה דיגיטלית מאובטחת וכן קובץ JPG שבו יש "דוגמת חתימה" שמופיעה כחלק מהחתימה. סדר ההחתמה אינו משנה וכל אחד מהגורמים שנכנס לקישור רואה מי כבר חתם ומי טרם. הדבר מאפשר לחתימות לעבור בין כל הגורמים מבלי שמסמך פיזי נשכח על שולחן של עובד כזה או אחר.
בתוך המערכת קיים מנגנון שבאמצעותו נבדק מי חתם או לא חתם. על פי ההגדרות של מנהל המערכת ישלחו לאלה שטרם חתמו הודעות נוספות שמבקשות ממנו לחתום. ההודעות יישלחו שוב ושוב עד שהגורם "יחתום".
את זמני השליחה ניתן לקבוע במערכת ניהול סבב החתימות בשרת.
בנוסף קיים מנגנון בקרה. לכל קבוצה ניתן למנות "גורם מבקר". הגורם המבקר מקבל הודעה במייל או ב- SMS (אפשר גם וגם) לאחר שכל גורם "חתם או אישר". כאשר כל סבב החתימות הושלם – הגורם המבקר מקבל הודעה שכל הנוגעים לדבר חתמו וכך ניתן להמשיך לשלב הבא.